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Wer berufsbedingt zum Essen einlädt, kann sich im Anschluss einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen, um das Geschäftsessen bei der Steuererklärung geltend zu machen. Je nachdem, wie oft dies passiert, fallen in einem Geschäftsjahr schnell so einige Belege an, die es zu sammeln und verwalten gilt. Wer diese Schritte digital vollziehen möchte, sollte einen Blick auf die iPhone-App BelegFix werfen.
BelegFix (App Store-Link) kann als Gratis-Download auf das iPhone geladen werden und benötigt dazu neben rund 49 MB an freiem Speicherplatz auch mindestens iOS 13.0 oder neuer. Alle Inhalte der App stehen in deutscher Sprache bereit. Im kostenlosen Modus können bis zu fünf Bewirtungsbelege in BelegFix integriert werden, wer mehr möchte und weiterführende Funktionen wie eine Restaurantsuche nutzen möchte, zahlt einmalig 9,99 Euro, um die unbegrenzte Version freischalten zu können. Auf ein Abonnement wird erfreulicherweise verzichtet.
Mit BelegFix lassen sich schnell und einfach digitale Bewirtungsbelege erstellen und verwalten – so bleibt einem die lästige Zettelwirtschaft erspart. Um Bewirtungsbelege in BelegFix einzubinden, hat man lediglich den Beleg abzufotografieren, die teilnehmenden Personen sowie das Restaurant oder die Location anzugeben, und den fertigen Bewirtungsbeleg zu exportieren.
Um die Einbindung so einfach wie möglich zu machen, kann BelegFix bei der Personenerfassung auf gespeicherte Teilnehmende vorheriger Belege oder auf Telefonkontakte zurückgreifen. Auch Restaurants lassen sich schnell über eine Suchfunktion ausfindig machen, und häufig genutzte Locations können auch als Favoriten gespeichert werden. Wer für verschiedene Firmen tätig ist, kann im Gastgeber-Profil der App mehrere Unternehmen hinterlegen.
Kleine Dateigrößen und Erfassung von Fremdwährungen
Zu den weiteren Funktionen von BelegFix gehört auch das Anlegen von Bewirtungsbelegen mit Fremdwährungen im Ausland: Dazu wählt man beim Erstellen des Belegs einfach die Währung des Rechnungsbetrags, und die App generiert einen passenden Beleg. Letztere werden von BelegFix zudem optimiert und komprimiert, so dass keine großen Dateimengen anfallen. Sollte das Finanzamt Zweifel an der geschäftlichen Bewirtung haben, kann in BelegFix auch ein Foto als Beweis angehängt werden, das alle Anwesenden des Geschäftsessens zeigt.
Insgesamt macht BelegFix einen sehr aufgeräumten und übersichtlichen Eindruck. Hat man einmal das Firmenprofil angelegt und wiederkehrende teilnehmende Personen integriert, geht die Erfassung von Bewirtungsbelegen schnell und einfach und ist eine deutlich angenehmere Option als der Zettelkasten mit Papierbelegen. Weitere Infos zu BelegFix gibt es auch auf der offiziellen Website des deutschen Entwicklerteams von Directware.
Fabian
